De 5S-methode: de voordelen van een verbeterde werkplekinrichting
De 5S-methode: de voordelen van een verbeterde werkplekinrichting
Komt het regelmatig voor dat spullen op de werkvloer kwijt zijn? Kost het jou veel tijd en energie om een opdracht gelijk uit te voeren? Zoeken naar de juiste apparatuur of spullen is tijdrovend en vervelend. Met behulp van de 5S-methode zorg je gezamenlijk voor structuur en een overzichtelijke werkplek. De 5S-methode is een belangrijke Lean-tool die je in 5 stappen helpt aan een georganiseerde en schone ruimte.
KAIZEN ALS MANAGEMENTFILOSOFIE
Wist je dat de 5S-methode oorspronkelijk is ontstaan in de productieomgeving van Japan? In Japan wordt 5S aangeduid als een aanpak en managementfilosofie genaamd ‘‘Kaizen’’ (改善, in het Japans). Kaizen staat voor ‘verbetering’ of ‘veranderen naar beter’. Taiichi Ohno, bekend van de vertegenwoordiging van het Toyota productiesysteem, heeft voor de populariteit van 5S gezorgd. Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat een georganiseerde werkplek zorgt voor een betere werksfeer en de motivatie verhoogt tijdens de dagelijkse werkzaamheden. Tegenwoordig kan de 5S-methode overal worden toegepast. Denk hierbij aan zorgcentra, garages of op kantoor bijvoorbeeld.
HOE GEBRUIK JE DE 5S-METHODE?
De 5S-methode is makkelijk uit te voeren met de volgende 5 stappen:
1. Scheiden
Allereerst is het belangrijk dat je de werkapparatuur van je werkplek sorteert. Wat gebruiken jij en je collega’s dagelijks en wat kan er opgeborgen worden? Ruim dat waar je niets meer mee doet op. Voor deze eerste stap worden vaak stickers gebruikt: rood wat weg kan en groen wat moet blijven.
2. Schikken
Organiseer een heldere inrichting en deel de ruimte of werkplek opnieuw in. Denk hierbij bewust na over een (nieuwe) efficiënte plek. Gebruik eventueel schappen om belangrijke producten of documenten in op te bergen. Vermeld bij de schappen wat waarvoor bedoeld is, zodat hier geen verwarring over ontstaat.
3. Schoonmaken
Een nette en opgeruimde werkomgeving nodigt uit om dit in stand te houden. Bovendien zorgt een opgeruimde werkplek voor rust, ruimte en overzichtelijkheid om er vervolgens weer met een frisse blik tegenaan te gaan.
4. Standaardiseren
Visualiseer een goede manier van werken, zodat het voor iedereen helder is hoe het schoon moet blijven. Voeg afbeeldingen aan een handleiding toe om het proces te verduidelijken.
5. Standhouden
Houd regelmatig audits om de nieuwe standaard bij te houden. Audits zijn periodieke controles waarbij gekeken wordt naar de standaard toepassing in de 5S-methode. Worden alle stappen nauwkeurig gevolgd, zijn er verbeteringen of andere ideeën om de werkplek bij te houden?
HOE PAS JE DE 5S-METHODE TOE IN DE PRAKTIJK?
Voordat je de 5S-methode in de praktijk gaat toepassen, is het belangrijk om eerst een nulmeting te houden. Voor het houden van een nulmeting zijn enkele belangrijke checklists te vinden online. Zo komt er na afloop van de nulmeting een score uit de checklist en weet je als team hoe je ervoor staat als het gaat om efficiënt en slim werken.
Tip: Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg daarom voor de benodigdheden in bijvoorbeeld groene en rode stickers voor het sorteren van wat wel behouden moet blijven (groen) en wat weg kan (rood). Gebruik vloertape om voorbeeldplekken aan te geven waar dergelijke producten of machines moeten staan, camera of mobiel om de juiste ‘nieuwe’ standaard van werken vast te leggen. Nodig alle medewerkers en werkgever(s) uit om bijeen te komen en leg vervolgens de stappen van de 5S-methode uit. Maak uiteindelijk een duidelijke verdeling van wie wat uitvoert en leg de definitieve werkwijze vast in een handleiding, zodat de nieuwe standaard gewaarborgd blijft.
Maak jij al gebruik van de 5S-methode? Pas het eenvoudig toe en zorg voor een gestructureerde en fijne werkplek.
