Projectcoördinator
Projectcoördinator en projectmanager zijn twee termen die heel vaak door elkaar worden gehaald. Vaak is de functie van projectcoördinator bij het ene bedrijf dezelfde als de functie die bij het andere bedrijf projectmanager wordt genoemd. Soms worden de twee termen zelfs binnen een bedrijf gebruikt voor één en dezelfde functie. Om het nog iets ingewikkelder te maken, komt ook nog de term ‘projectleider’ erbij, die bij veel bedrijven ook gaat om dezelfde functie als die van projectmanager of -coördinator. Ingewikkeld? We leggen je uit hoe het zit!
Projectcoördinator vs. projectmanager vs. projectleider: wie doet wat?
Er zijn wel bedrijven waar toch onderscheid wordt gemaakt tussen een projectmanager, -leider en -coördinator. In dat geval staat de projectmanager bovenaan; hij of zij is eindverantwoordelijke voor het project. Het gaat meestal om een groot project, dat niet voor de projectmanager alleen te managen is en waarbij hij of zij dus ondersteuning nodig heeft. De projectleider of projectcoördinator staat hier dan onder. Tussen deze twee functies zit een duidelijk verschil. De projectleider neemt een deelproject op zich en draagt daar de verantwoordelijkheid voor, de projectcoördinator helpt – via de gekozen projectmanagement methode zoals Lean Six Sigma – in algemene zin coördineren en ondersteunt dus de projectmanager op alle gebieden en niet slechts op een afgebakend deel.
De projectmanager heeft uiteindelijk meer verantwoordelijkheid over het project. Van hem of haar wordt dan ook hbo- of wo-niveau gevraagd. Een projectcoördinator is in dit geval een functie op hbo-niveau is. Bij bedrijven waar de termen door elkaar heen worden gebruikt voor dezelfde functie, wordt natuurlijk wel hetzelfde opleidingsniveau verwacht van beide projectrollen.
Opleiding en taken projectcoördinator
Wat doet een projectcoördinator? De situaties waarin echt onderscheid wordt gemaakt tussen projectmanager en projectcoördinator, zijn redelijk zeldzaam. Omdat de functies in de meeste gevallen dus zoveel overlappen, kun je terecht op de pagina over projectmanager voor een uitgebreide functieomschrijving en informatie over bijvoorbeeld de opleidingen of cursussen die je kunt volgen om projectmanager of projectcoördinator te worden. Als je meer wil weten over de functie van projectleider, bezoek dan onze projectleiderpagina. Benieuwd wat er verder nog voor vacatures voor de diverse projectrollen zijn? Neem dan eens een kijkje het overzicht van project vacatures.
Voor projectcoördinatoren, projectmanagers en projectleiders is een aantal belangrijke competenties vastgelegd in de Individual Competence Baseline, versie 4 (ICB4). Die geven niet alleen weer welke competenties je dus moet hebben; je kunt je er ook voor laten certificeren. Meer informatie hierover, en over andere certificeringsmogelijkheden, vind je ook op de projectmanagerpagina.
- In de eerste fase is het belangrijk om de doelstelling vast te leggen: welk project moet jij realiseren en waarom? Dit doe je in overleg met de opdrachtgever: een directeur, een directie, een project portfoliomanager, een projectdirecteur of programmamanager en eventueel stakeholders. Ook leg je met hen de randvoorwaarden vast: wanneer moet het project af zijn, hoeveel budget is er beschikbaar, etc.
- Als dat is vastgelegd, ga je aan de slag. Je maakt een ontwerp, een planning, je zorgt ervoor dat je de juiste mensen hebt voor de uitvoering. Vervolgens zorg je er tijdens de uitvoering natuurlijk voor dat alles goed verloopt. Wordt het werk goed uitgevoerd, worden er niet teveel kosten gemaakt, worden tussentijdse deadlines gehaald? Heel belangrijk is het om het overzicht te bewaren en je team gemotiveerd en scherp te houden (lees verderop meer over de vaardigheden van een projectmanager). Je geeft – vaak of sporadisch, afhankelijk van hun wensen – updates aan de opdrachtgevers over de voortgang van het project.
- Jij bent de eindverantwoordelijke voor het project en je bent dus pas klaar als echt alles af is. Pas als de laatste details afgewerkt zijn, de laatste rekeningen zijn betaald en pas als de opdrachtgever echt tevreden is, zit jouw werk erop.