Projectmatig werken: hoe doe je dat en welke andere manieren van werken zijn er?
Projectmatig werken: hoe doe je dat en welke andere manieren van werken zijn er?
Twee veelvoorkomende manieren van werken zijn improviserend en routinematig werken. Routinematig werken wordt gebruikt bij klussen die veelvoorkomend zijn en waar vaste processen voor omschreven staan. Bij improviserend werken zijn er geen vaste richtlijnen en is het vooraf onduidelijk wat de benodigde tijd of kosten zijn. Daarnaast is er nog een manier van werken; eentje die om een nauwkeurige aanpak vraagt, namelijk projectmatig werken.
Tegenwoordig is projectmatig werken steeds vaker van toepassing bij een opdracht of een klus. Projectmatig werken is een mooie balans tussen routinematig en improviserend werken. Het stellen van meetbare doelen en het (tijdelijk) bij elkaar brengen van verschillende disciplines om een concreet resultaat te behalen, zijn kenmerken van projectmatig werken. Je werkt volgens een bepaalde fasering binnen een project.
PROJECTMATIG WERKEN: WANNEER GEBRUIK JE DEZE WERKWIJZE?
Projectmatig werken gebruik je bij een opdracht of klus die voldoet aan alle kenmerken van een project, waarbij routinematig of improviserend werken alleen niet voldoende is. De omstandigheden waarin een klus wordt uitgevoerd zijn niet routinematig en verschillen steeds. Een project met mogelijk veel risico’s, nieuwe situaties voor projecten, projecten zonder routineproces en bij kostbare projecten.
HOE GA JE PROJECTMATIG TE WERK?
Een belangrijke veelgestelde vraag is: “Hoe ga je projectmatig te werk?”. Wellicht werk je bewust of onbewust al projectmatig. Hoe weet je nu of het projectmatig werken volgens plan verloopt? Voor projectmatig werken is een goede projectplanning niet te missen. Zo behoud je het overzicht van de verschillende taken en uren die er beschikbaar zijn voor iedere fase binnen een project. Projectmanagement omvat het beheersen van projecten en gebruik je dus om projectmatig te werken. Om het beheersen van projecten zo makkelijk mogelijk te maken, is hieronder een opsomming gemaakt van enkele hulpmiddelen.
TOOLS VOOR PROJECTMATIG WERKEN
Tools zijn er om een werkwijze te automatiseren, om op te schalen, om efficiënt met elkaar te communiceren of om het overzicht te bewaren en je budget te bewaken. Met de juiste tools kun je snel inspelen op eventuele risico’s en valkuilen van een project. De toepassing van tools is voor ieder team en project anders. De één vindt het prettig om met zoveel mogelijk tools te werken, de ander weet zich ook zonder goed te redden. Een veelgehoorde managementafspraak uit de rubriek Tooling in Projectie, het vakblad van IPMA-NL: “Als je het basisproces van projectmanagement begrijpt, dan pas kun je de tools gebruiken”. Met andere woorden: zorg eerst voor de basiskennis, voordat je met een tool aan de slag gaat. Veelgebruikte tools bij projectmanagement zijn: MS Project, ProjectReports, RISKID en Primavera P6.
- MS project is een bekende en zeer complete tool voor het maken van planningen (gantt charts, balkenschema’s), resourceplanning, taakverdelingen, maar ook voor zaken als het bijhouden van de uren en voortgang. In theorie kun je met deze tool alles administreren wat er in een project gebeurt.
- ProjectReports maakt het rapportageproces makkelijker. Voorkom fouten in rapportages en bespaar tijd en geld om de rapportages te verwerken.
- RISKID is een software as a service voor risicomanagement. Wanneer de belangrijkste risico’s in kaart zijn gebracht, volgt het uitdenken van een passende omvang voor deze ‘ongewenste gebeurtenissen’. De software kan vervolgens worden gebruikt om de risico’s te monitoren en onderling de voortgang te communiceren op actuele risicothema’s. Het is mogelijk om bepaalde risico’s toe te kennen aan één of meerdere projectmedewerkers. RISKID-software legt de nadruk op samenwerking en gebruikersgemak.
- Primavera P6 van Primaned is een tool die veel in de technische sector wordt gebruikt. Plannen en managen van complexe projecten, monitoren en visualiseren van de voortgang zijn hierin mogelijkheden.
Natuurlijk zijn er nog veel meer tools die je kunt gebruiken bij projectmanagement. In dit artikel vind je een overzicht van projectmanagement tools die je kunt gebruiken bij projectmatig werken. In deze moeilijke tijd van het coronavirus zijn velen genoodzaakt om vergaderingen online te houden. In het artikel “Online projecten: uitdagingen van de huidige crisis”, wordt een blik geworpen op het gebruik van verschillende algemene tools voor online-vergaderen. Het gebruik van (nieuwe) tools vraagt om goede communicatie, ondersteuning en training, zodat de nieuwe tool in de werkwijze geïmplementeerd kan worden. De Project Management Office (PMO) is met name verantwoordelijk voor het standaardiseren en ondersteunen van de governance en rapportage. Als eigenaar van de tool is het dan ook aan hen de taak om de projectmanagers en andere eindgebruikers te helpen bij de adoptie.
BELANGRIJKE AANDACHTSPUNTEN BIJ PROJECTMATIG WERKEN:
1. Maak eerst een projectplanning en denk goed na over de te zetten stappen tijdens het proces. Op deze manier zorg je voor een goede voorbereiding.
2. Uiteraard zijn er altijd valkuilen tijdens een proces. Door het goed in de gaten houden van de resultaten kun je een project sturen. Bekijk voor veelvoorkomende valkuilen bij projectmatig werken het artikel over projectmatig werken in de praktijk.
3. Bekijk het project en werk van voor naar achter. Dit klinkt misschien logisch, maar het komt nog te vaak voor dat er te snel conclusies worden getrokken. Bekijk dus eerst zorgvuldig het project, zodat je een totaalbeeld creëert voordat je conclusies trekt.
4. Gebruik eerst je kennis en ervaring en kies dan de tool(s) die je daadwerkelijk nodig hebt.
5. Teamwork en communicatie blijven ook bij projectmatig werken ontzettend belangrijk.
