Projectmatig werken in de praktijk: ervaring van een deskundige uit het vakgebied
Projectmatig werken in de praktijk: ervaring van een deskundige uit het vakgebied
In een moderne wereld waarin projectmatig werken steeds belangrijker wordt, staan we stil bij het projectmatig werken in de praktijk. Projectmatig werken biedt de uitkomst bij een klus of opdracht met alle kenmerken van een project: een complexe, éénmalige opdracht, een helder begin en een eind, een opdrachtgever met een duidelijk doel met een nieuw of uniek resultaat. Projectmatig werken creëert de juiste balans tussen improvisatie en routinematig werken.
Wetenschappelijk onderzoek van IPMA International toont aan dat de bijdrage van projectmatig werken in de westerse economie een steeds belangrijkere rol speelt. In het artikel “Projectification and its impact on societies” staat de impact van projectmatig werken in de praktijk omschreven. Eerste resultaten uit het onderzoek tonen aan dat het nationale projectieniveau ongeveer 33% van het bbp bedraagt. Dat betekent dat in geavanceerde economieën ongeveer een derde van alle economische activiteiten projectwerk is. Yvonne-Gabriele Schoper is professor aan de Universiteit in Berlijn en heeft het onderzoek opgezet voor IPMA. De voorspelling is dat projectmatig werken steeds meer de overhand krijgt. De moderne wereld kan simpelweg niet zonder projectmatig werken.
HOE VERLOOPT PROJECTMATIG WERKEN IN DE PRAKTIJK?
Volgens Hans Fredriksz, al 20 jaar projectmanager-trainer en IPMA gecertificeerd is het volgende ontzettend belangrijk bij projectmatig werken in de praktijk: bepaal eerst wat het doel van het project is, hoe ziet het resultaat eruit en wat wil de klant? Als projectleider neem je de klant als het ware mee op reis, vraag je naar de wensen van de klant, adviseer je in mogelijkheden om vervolgens stapsgewijs naar concrete resultaten te gaan.
VEELVOORKOMENDE VALKUILEN BIJ PROJECTEN: HOE GA JE ERMEE OM EN HOE LOS JE ZE OP?
Het kan natuurlijk voorkomen dat ondanks een strakke planning, beheersen van tijd en budget en een duidelijke rolverdeling er toch zaken mislopen. Projectmatig werken houdt helaas niet in dat het hele project altijd vlekkeloos verloopt. Wat zijn de valkuilen bij projectmatig werken en hoe vermijd je ze? Veelvoorkomende valkuilen bij projectmatig werken hebben te maken met bijvoorbeeld communicatie, gebruik van te veel (onnodige) tools of een projectmanager die op de stoel van de klant gaat zitten.
1. Communicatie speelt een belangrijke rol binnen projectmatig werken. Je krijgt te maken met verschillende stakeholders; klant, opdrachtgever en je team. Hoe zorg je ervoor dat communicatie geen valkuil wordt bij een project?
Tip: communiceer zoveel mogelijk visueel met je team en maak onderling duidelijke afspraken, stuur bijvoorbeeld foto’s van de status van het project naar de klant en houd vaker overleggen bij complexere situaties.
2. Gebruik van te veel (onnodige) tools: een vakman luistert eerst naar wat het probleem is, communiceert met de stakeholders en bekijkt vervolgens welke tools er echt nodig zijn. Iemand zonder ervaring komt met allerlei gereedschap zonder eerst te kijken en te luisteren naar wat er nodig is voor het specifieke project. “Hoe beter de vakman, hoe minder tools er nodig zijn.” aldus Hans Fredriksz.
Tip: gebruik alleen de tools waarvan je weet dat je niet zonder kunt.
3. Projectmanager die op de stoel van de klant gaat zitten: Een valkuil van een project kan ontstaan doordat een projectmanager zelf op de stoel van de klant gaat zitten. Hierbij wordt de keuze voor de klant vaak gemaakt uit eigen belang.
Tip: zorg ervoor dat je de klant verschillende mogelijkheden aanbiedt en deze duidelijk in voor- en nadelen toelicht, zodat de klant met een goed gevoel een keuze kan maken.
DE KRACHT VAN PROJECTMATIG WERKEN IN DE PRAKTIJK
Wat maakt projectmatig werken zo bijzonder en wat zijn de voordelen? Een belangrijk voordeel van projectmatig werken is dat het een balans is tussen routinematig en improviserend werken. Dankzij deze werkwijze is niet alleen alles goed gepland, maar houd je ook genoeg flexibiliteit in je project om onverwachte zaken te verwerken. Door de veelzijdigheid is projectmatig werken dé manier van werken bij projecten.
QUOTE UIT DE PRAKTIJK
“Projectmatig werken is balans creëren tussen zekerheid en onzekerheid.” aldus Hans Fredriksz.
