PRINCE2

PRINCE2 is een van de meest gebruikte en meest toonaangevende projectmanagementmethodes. PRINCE2 staat voor PRojects IN Controled Environments, versie 2. De methode werd in 1989 ontwikkeld door een Britse semioverheidsorganisatie en werd vooral gebruikt voor ICT-projecten. In 1996 kwam PRINCE2 uit, als methode voor allerhande projecten, niet enkel ICT-gericht. In de jaren daarna werd de methode ook internationaal steeds meer gebruikt.

Veel bedrijven verlangen van de projectprofessionals die zij in dienst nemen kennis van of zelfs certificering op het gebied van PRINCE2 of andere projectmethodes. Een overzicht van de meest voorkomende methodes kun je vinden op onze methodepagina.

PRINCE2 is een Agile methode. De methode is in principe gratis. Behalve de kosten van een handboek of iets dergelijks, hoef je niets te betalen om gebruik te kunnen maken van PRINCE2. Omdat je via deze zelfstudie niet echt kunt aantonen dat je weet hoe je volgens deze methode moet werken, vragen veel bedrijven een certificaat of andersoortig bewijs. Die kun je bij allerlei (inter)nationale instanties behalen.

PRINCE2: hoe werkt het?

PRINCE2 is ontwikkeld op basis van best practices. Elk project is anders en de methode is vooral bedoeld als handreiking. Het bestaat uit een aantal principes, thema’s en processen, die je bij elk project kunt langslopen maar op jouw eigen manier vorm kunt geven. Alle onderdelen van PRINCE2 zijn vooral gericht op het opdoen van ervaring en lessen leren uit eerdere fases/processen zodat het vervolg meer succesvol is. Dit is ook precies wat PRINCE2 zo bijzonder maakt.

PRINCE2: voor wie en voor wat voor projecten?

Oorspronkelijk werd de eerste versie, PRINCE, ontwikkeld voor ICT-projecten en de methode kan daarom ook nog steeds het beste gebruikt worden daarvoor, maar de tweede versie is erop gericht om ook meer bruikbaar te zijn voor projecten in andere sectoren.
PRINCE2 is geschikt voor vrijwel elk project. Sommige mensen geloven dat het alleen voor grote projecten een geschikte methode is, maar een van de redenen dat PRINCE2 juist zo succesvol is, is juist omdat deze methode kan en zelfs moet worden aangepast aan het project waaraan men werkt.
De PRINCE2-methode heeft betrekking op een project in zijn totaliteit. In principe krijgen alle projectprofessionals, in alle rollen, dus te maken met PRINCE2 als daar mee gewerkt wordt. Het is echter de projectmanager of projectleider die het meest direct met deze methode werkt.

DE ZEVEN VAN PRINCE2

De zeven principes

De zeven principes

  1. Continue zakelijke rechtvaardiging. Er moet altijd rechtvaardiging zijn voor waarom het project nog door zou moeten gaan. Als er geen reden meer is, heeft het project geen zin meer.
  2. Leren van ervaringen. Om zowel tijdens het proces als bij vervolgprojecten succesvol te zijn, bouw je op (eigen) ervaringen en leer je van eerdere fases en vorige projecten.
  3. Rollen en verantwoordelijkheden definiëren. Als de juiste mensen betrokken zijn bij het project en ook daadwerkelijk weten wat ze moeten doen, welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden ze hebben, verhoogt dat de effectiviteit. Ook onderling moet men van elkaar weten wie wat doet.
  4. Managen in fases. Vooraf wordt alles ingepland. PRINCE2 zorgt voor duidelijk afgebakende fases die netjes moeten worden gestart, uitgevoerd  en afgemaakt. Zo voorkom je dat je aan het eind van het project onderdelen mist.
  5. Managen in uitzonderingen. De grenzen worden duidelijk vastgesteld en alleen als die dreigen overschreden te worden, bemoeit hoger management zich met het project.
  6. Focus op producten. Het doel van een PRINCE2-project is het leveren van een kwaliteitsproduct; daar ligt dan ook de focus op.
  7. Aanpassen aan omstandigheden. Elk project is anders en moet in andere context worden gerealiseerd, met andere middelen. Dat betekent dat de methodiek eigenlijk per project gevormd moet worden om perfect aan te sluiten op de precieze behoeften van dat project.
De zeven thema’s

De zeven thema’s

Gedurende het hele project moet de projectmanager aandacht hebben voor deze thema’s, want ze kunnen worden gebruikt als hulpmiddelen en richtlijnen.

  1. Business Case (haalbaarheidsstudie). Aan het begin van het project, maar ook elke keer als er een nieuwe fase wordt gestart, komt dit thema terug. Als er geen valide Business Case meer is, moet het project worden gestopt.
  2. Organisatie. Binnen dit thema worden rollen en verantwoordelijkheden gedefinieerd. Wie doet wat, wie heeft welke verantwoordelijkheden en wie legt verantwoording af aan wie.
  3. Planning. In het Projectplan wordt vastgelegd welke fases er zijn. Binnen dit Projectplan zitten Stage Plans, die beschrijven hoe elke afzonderlijke fase moet worden uitgevoerd. Eventueel wordt er ook nog een Team Plan gemaakt, waarin per projectteam een planning is vastgelegd. Een goede planning is essentieel voor het slagen van het project.
  4. Voortgang. Dit thema houdt de voortgang ten opzichte van de planning in de gaten. Zo kan er tijdig worden ingegrepen.
  5. Risico. Met risicomanagement worden risico’s van het project opgespoord en beheerst.
  6. Kwaliteit. Dankzij het thema ‘Kwaliteit’ voldoet het project zoveel mogelijk aan de van tevoren vastgestelde kwaliteitsverwachting en acceptatiecriteria van de opdrachtgever en voldoen ook de gerealiseerde producten aan kwaliteitseisen.
  7. Verandering. Alle potentiële veranderingen moeten worden geïdentificeerd, beoordeeld en gecontroleerd. Het gaat niet alleen om negatieve veranderingen. Positieve veranderingen zijn zelfs wenselijk, als men ontdekt dat iets efficiënter kan bijvoorbeeld.
De zeven processen

De zeven processen

Volgens de PRINCE2-methode zijn er zeven hoofdprocessen te onderscheiden van het begin tot het einde van een project.

  1. Starting Up a Project. Dit is de voorbereidingsfase, waarin de waarom-vraag wordt gesteld. De projectmanager en de opdrachtgever werken intensief samen om die vraag te beantwoorden en de projectmanager stelt vervolgens ook de hoe-vragen.
  2. Initiating a Project. Dit is een verplichte fase in PRINCE2, waarin de beoogde resultaten, plannen, taken en verantwoordelijkheden worden vastgelegd in een Project Initiatie Document (PID). Zo leg je als het ware het fundament.
  3. Directing a Project. Tijdens het gehele project, zowel aan het begin van het project als aan het begin van elke fase, moet er toestemming zijn van de Stuurgroep (Project Board) om te starten/verder te gaan.
  4. Controlling a Stage. De fase waarin het project zich bevindt, moet worden beheerst in dit procesonderdeel. De projectmanager verdeelt het werk, bewaakt de voortgang en grijpt in als er iets niet goed dreigt te gaan.
  5. Managing Product Delivery. De projectteams leveren de producten/diensten waarvoor ze zijn aangesteld aan de projectmanager.
  6. Managing Stage Boundary. Dit gaat om de grenzen van een project; zowel de grenzen met betrekking tot budget en andere schaarse middelen als de grenzen van tijd (begin- en einddatum van de fase). Telkens als een van die grenzen dreigt te worden overschreden, moet de projectmanager de Stuurgroep hierover informeren, zodat zij kunnen beslissen of ze daarmee akkoord gaan of niet.
  7. Closing a Project. Als het project af is, moet het voldoen aan de vooraf gestelde eisen. Het resultaat moet netjes worden overgedragen aan de gebruiker(s).

PRINCE2 certificering

Een PRINCE2-opleiding volgen en je laten certificeren kan op verschillende niveaus. De meest voorkomende certificaten zijn Foundation, Practitioner en Professional. Alle certificaten worden internationaal erkend.

PRINCE2 Foundation

PRINCE2 Foundation is de basis van deze methode. Je leert de basisprincipes van succesvol projectmanagement. Je kunt een certificaat op dit niveau halen door zelfstudie, maar je kunt ook trainingen volgen bij allerlei bedrijven. Om het certificaat te behalen moet je een toets maken die bestaat uit meerkeuzevragen. Met die test bewijs je de theorie te beheersen. Eenmaal gehaald, dan blijft je certificaat onbeperkt geldig.

PRINCE2 Practitioner

PRINCE2 Practitioner vraagt, naast kennis van de principes, thema’s en processen, ook ervaring. Als je dit certificaat wil behalen, maak je een examen met open vragen over een praktijkcase. Dit niveau is dus zeer praktijkgericht. Het certificaat verloopt na drie jaar en je zult daarom elke drie jaar opnieuw examen moeten doen om te bewijzen dat je de juiste kennis en ervaring hebt. 

PRINCE2 Professional

Voor projectprofessionals die beide niveaus hebben behaald, bestaat er nog een derde niveau: PRINCE2 Professional. Hierbij gaat het er echt om of je daadwerkelijk een project kunt managen op een PRINCE2-manier. Je hebt hiervoor geen boeken of schriftelijke examens meer en kunt geen trainingen volgen; je moet tijdens 2,5 dag laten zien dat je deze methode beheerst middels een case study.

PRINCE2 Agile

PRINCE2 Agile is een certificaat waarmee je kunt aantonen dat je PRINCE2 kunt toepassen in een agile omgeving. Deze methode is vooral geschikt voor projectmanagers, programmamanagers en portfoliomanagers.